Segurança de dados em e-mails: saiba como proteger seus usuários

A segurança de dados em emails é essencial para garantir a proteção de todos que utilizam desse meio de comunicação. Hoje, várias empresas também fazem uso dessas ferramentas até mesmo para fazer suas campanhas de marketing.

No entanto, os emails podem ser extremamente perigosos, e trazem algumas ameaças consideráveis para uma empresa. Os perigos presentes na internet não são poucos, e por isso, é sempre importante estar atento sobre as novidades entre os golpistas.

Contudo, ao seguir algumas políticas básicas de segurança de e-mail, já é possível evitar boa parte desses perigos. Por mais que seja impossível garantir que nenhuma ameaça vá te atingir, ainda assim, aumentam as suas chances de sair ileso das suas navegações.

No mais, para te ajudar a proteger seus usuários de e-mails maliciosos da internet, preparamos o e-book a seguir, contando com algumas dicas de segurança.

Boa leitura!

Spams devem ser evitados por você

Os spams são emails enviados sem o consentimento para os usuários, causando extremo incômodo, e entupindo várias caixas de entradas. Algumas empresas adotam essa estratégia, porém, nenhum indivíduo a vê como algo positivo.

Em boa parte do caso, os spams contém alguma propaganda, e por isso são, tipicamente, vindos de outras empresas. O grande problema é que esse tipo de e-mail pode acabar contendo alguns arquivos maliciosos.

Alguns indivíduos mal intencionados podem fazer disparos de spams propositalmente, para tentar enganar alguma vítima. Caso a pessoa abra o email, e clique em qualquer tipo de arquivo contido ali, o seu computador pode ser infectado no mesmo instante.

No mais, se você tem dúvidas se está sendo vítima de spams, confira algumas das características desse tipo de e-mail:

• E-mails que estão alegando que serão enviados uma única vez, sem incomodar o dono do endereço;
• E-mails que sugerem que o indivíduo pode remover da lista de contato, mesmo que tenha sido dito que um único email seria enviado;
• E-mails que citam que estão respeitando as leis contra spams, sendo que essa regulamentação nem existe;
• E-mails que pedem para que o usuário se descadastrar da lista de contatos, sendo que você nem mesmo se cadastrou para recebê-lo;
• E-mails que tenham o seu endereço muito suspeitos, como @colega, @amigo, entre outros nomes do tipo;
• E-mails que tenham o assunto muito suspeito, com símbolos como “@” e números substituindo letras presentes.

No mais, algumas empresas que não são maliciosas podem acabar sendo vistas como spams por alguns usuários da internet. Isso acontece por conta do envio de mensagens indevidas em estratégias de e-mail marketing que não são bem feitas

Por esse motivo, sempre recomendamos que faça a montagem do projeto com especialistas na área, que sabem como montar um e-mail que não será visto como spam. Isso é o básico para que suas estratégias não encontrem barreiras desnecessárias.

Os links suspeitos não podem ser acessados

Em hipótese alguma é recomendado clicar em um link que tenha sido enviado por um remetente desconhecido. Essa política é básica para que ameaças de phishing e outros tipos sejam evitadas de maneira simples.

Caso não conheça quem enviou, o mais recomendado é que não clique, e pergunte para a pessoa sobre o que se trata. Isso te dá conhecimento, mostra sua preocupação, e evita que a segurança dos usuários não seja comprometida.

No entanto, o e-mail pode ter sido recebido por um contato conhecido, o que torna a situação mais simples. Antes de clicar, envie uma mensagem perguntando se o link é confiável, e se foi ele mesmo a pessoa que enviou o texto.

Em todo caso, sempre verifique a URL da página, para checar se não se trata de um endereço falso, tentando enganar seus usuários. Assim que a fraude for notada, não deixe de avisar aos seus contatos sobre o acontecido.

Os anexos precisam ser checados para proteger o e-mail

Vários emails contam com anexos em seu conteúdo, e, muitas vezes, pode ser esse o meio de entrada para os hackers. Por esse motivo, o recomendado é que não abra anexos que tenham sido por pessoas desconhecidas.

Boa parte dos emails já avisam sobre um possível risco com os anexos presentes, mas você também precisa ficar atento. Além disso, caso abra algo sem querer, não deixe de encerrar o Gerenciador de Tarefas da sua máquina o mais rápido possível.

Em todo caso, para evitar que um anexo malicioso faça um estrago maior em sua máquina, o mais indicado é manter os aplicativos atualizados. Eles são capazes de trazer mais segurança contra esse tipo de ameaça, de maneira automatizada.

Conheça as principais ameaças da atualidade

Outra maneira de garantir a segurança de dados em emails é conhecendo as principais ameaças atuais. Isso faz com que você evite clicar e cair nas principais formas de golpes que indivíduos maliciosos estão usando para agir.

Os hackers procuram pelas brechas mais incomuns para conseguir tirar vantagem de algum dado seu. Roubar dinheiro de empresas e pessoas comuns é uma prática comum, mesmo que apenas um simples link seja acessado.

No mais, agora, vamos te apresentar as principais ameaças que ameaçam a segurança de dados em e-mails atualmente. Veja:

• Phishing: o indivíduo te manda um link para um site falso, que copia um original que tenha relevância em seu setor. Para evitar, é preciso conferir se a URL não conta com alguma letra diferente da habitual;
• Spear phishing: caso parecido com o phishing, porém, ao invés de direcionar para um site falso, acaba fazendo o download de malwares para o seu computador;
• Malware: podem ser de diferentes tipos, porém, como regra geral, pode roubar os dados dos usuários que os tenham instalados em sua máquina;
• Spyware: são arquivos maliciosos que espionam os usuários, coletando dados, senhas, hábitos de navegação, entre outras informações sobre você;
• Spam: já abordados em nosso texto, os spams são e-mails enviados aos montes, geralmente contendo outras das ameaças apresentadas aqui presentes;
• Spoofing: nesse golpe, o site falso conta com todos os dados do original, enganando os usuários e roubando seus dados enquanto são utilizados.

Suas senhas precisam ser extremamente fortes

Dica óbvia, mas que precisa ser repetida para que seja fixada: é necessário criar senhas fortes para evitar ser invadido. Pode ser que o golpe que seus usuários enfrentem seja uma invasão à privacidade, com algum programa que descubra as senhas.

Por mais que pareça algo distante da nossa realidade, hoje, muitos golpistas já fazem uso desse tipo de artifício. Sendo assim, as pessoas perdem seus e-mails sem perceber, apenas porque alguém resolveu invadir e usou as ferramentas certas para isso.

Porém, existe uma forma de evitar isso de maneira simples: criando uma senha mais forte do que o habitual. Sabemos que a sua data de aniversário ou de pessoas queridas são fáceis de lembrar, porém, elas também são fáceis de serem roubadas.

No geral, algumas dicas para a criação de senhas do tipo são as seguintes:

• Dê preferências para senhas que sejam longas, com mais de 12 caracteres;
• Misture letras maiúsculas e minúsculas no decorrer da sua senha;
• Use símbolos matemáticos e outros para substituir algumas letras;
• Evite usar seu nome ou de pessoas muito próximas como referência.

Em todo caso, essas dicas costumam ser efetivas, e evitam que as invasões aconteçam à sua conta. No entanto, se tiver dificuldade em criar uma do tipo, use aplicativos como o LastPass, que gera senhas fortes e seguras para você de forma automática.

Aumente a conscientização dos seus colaboradores

Erros acontecem, e exigir que seus funcionários não cometam deslizes é negar o que todo ser humano acaba fazendo. Porém, ainda assim, é possível diminuir a incidência de erros ao promover treinamentos de conscientização dentro da sua empresa.

Falar sobre as principais ameaças, além de outras práticas apresentadas em nosso E-book, por exemplo, já ajudam bastante. No geral, o mais recomendado é falar sobre as perdas que a empresa pode ter por conta do mau uso de um e-mail.

Além disso, alerte sobre possíveis perdas pessoais ao não ficar atento a aspectos básicos ligados ao email. O treinamento para aumentar a segurança dos usuários pode poupar o seu negócio de muitas dores de cabeça no futuro.

No mais, também é interessante que você conte com uma política de uso dos emails corporativos, para evitar que eles sejam usados para tudo. No próximo tópico vamos falar um pouco sobre as medidas que podem ser tomadas pelos gestores.

É preciso ter uma política com os e-mails empresariais

Uma boa medida de segurança de emails é criar uma política para evitar que decisões erradas sejam tomadas com os emails da empresa. Não é recomendado liberar que eles sejam utilizados para fazer login em qualquer tipo de portal.

Isso dá brecha para que os usuários acessem portais maliciosos com o email corporativo, o que coloca a segurança de todos em risco. Esse tema precisa ser abordado durante o treinamento de conscientização que nós citamos anteriormente.

Em todo caso, algumas das medidas de segurança que podem ser tomadas como políticas empresariais, podemos ver as seguintes:

• Instruir os funcionários a não usarem o email da empresa para situações de cunho pessoal;
• Reforçar que os colaboradores da empresa consigam separar o uso pessoal do profissional em relação aos e-mails;
• Solicitar que eles façam denúncias sobre emails que possam conter material danoso, para evitar que outros colegas sejam pegos;
• Pedir para que eles criem senhas fortes, para evitar que os endereços de e-mails sejam invadidos.

Aprenda a identificar e-mails perigosos

No mais, para garantir a segurança de dados em e-mails dos seus usuários, é recomendado que você saiba identificar mensagens suspeitas. Nem todas podem seguir o mesmo padrão, porém, saber o básico é sempre muito recomendado.

Isso torna mais difícil que um golpe seja aplicado, e garante que maiores danos não sejam registrados em relação aos emails. Os esquemas fraudulentos, quando prestamos atenção aos detalhes, apresentam certos comportamentos padronizados.

No mais, a seguir, vamos elencar alguns tópicos que falam sobre os e-mails que podem apresentar conteúdo suspeito:

Pedem o download de um programa

Alguns comportamentos comuns de serem encontrados em emails maliciosos são o de solicitação para executar ou baixar algum programa. Quando esbarrar com uma mensagem solicitando que isso aconteça, o mais recomendado é evitar a realização do comando.

Isso porque, as chances desse arquivo estar corrompido não são baixas, tendo em vista que emails comuns não costumam solicitar essa prática. Por esse motivo, não faça downloads de emails, ou ao menos evite remetentes que você não conhece.

E–mails que você não conhece

Outros emails que podem estar com arquivos maliciosos são os de emails que você não conhece o remetente. Qualquer tipo de mensagem importante de um endereço duvidoso não deve ser levado a sério, e os arquivos não devem ser baixados.

Na maioria dos casos, esses e-mails acabam vindo com um arquivo para ser baixado, ou ainda um link para ser acessado. O mais recomendado é que não realize nenhuma dessas ações, para evitar contratempos que podem ser evitados.

Páginas falsas

Emails que indicam páginas falsas para os usuários são de grande perigo quando são abertas. Isso porque, as chances desse endereço da internet conter vírus que podem diminuir a segurança do seu serviço são gigantescas.

Por isso, sempre verifique o endereço do link, checando se existe o código http antes do endereço propriamente dito. Além disso, recomendamos que faça uma pesquisa sobre a reputação do site antes de clicar em qualquer link.

Textos de autoridades suspeitas

Muitas pessoas propagam mensagens enganosas na internet, fingindo ser uma instituição de renome no mercado para dizer algo. Isso faz com que seja mais fácil que um usuário desatento acredite na mensagem que está presente no e-mail.

Isso faz com que ele clique no link que for anexado, ou realize alguma outra ação que está sendo indicada. Para evitar que isso aconteça, o mais recomendado é verificar se o e-mail que enviou a mensagem realmente pertence ao órgão, fazendo a checagem no site.

No mais, esse é o material do nosso e-book, e esperamos que tenha gostado de nos acompanhar até aqui, descobrir como aumentar a segurança de dados em emails. Desejamos sucesso em sua empreitada, e que não seja vítima de nenhuma prática maliciosa no mercado. Boa sorte!